De vijf bouwstenen: bouwsteen “Mensen”

Vanuit Foqus Advies werken we met vijf bouwstenen voor succesvol recruitment: mensen, processen, systemen en techniek, data en (stuur)informatie en werving- en arbeidsmarktcommunicatie. ⁠Als adviseur zie ik dat deze bouwstenen met elkaar samenhangen. Een onduidelijke rolbeschrijving heeft vaak te maken met het ontbreken van duidelijke afspraken met betrekking tot een proces. Medewerkers voelen zich geen eigenaar, als niet duidelijk is wie wat wanneer doet in een proces. En datagestuurd werken (bv. vanuit de vraag van management om inzicht te krijgen in verzuimcijfers en in- en uitstroomcijfers) is moeilijk als er geen faciliterend systeem is.⁠ De komende tijd kijk ik naar alle bouwstenen. Vandaag: bouwsteen “Mensen”.

Wat zijn de risico’s 

Een aantal veelvoorkomende vraagstukken die ik als adviseur tegenkom binnen de bouwsteen “Mensen” zijn een onduidelijke rolbeschrijving, reactief werken en de formatie op de afdeling. In dit artikel zoom ik dieper in op de risico’s van een onduidelijke rolbeschrijving binnen een organisatie.

1. Geen geschikte kandidaten
   Als de rolbeschrijving niet duidelijk is, kan het voor potentiële kandidaten moeilijk zijn om te bepalen of ze geschikt zijn voor de functie.  Dit kan leiden tot een beperkte pool van kandidaten die solliciteren, waardoor het moeilijker wordt om de beste kandidaat te vinden. 
2. Verhoogd personeelsverloop
   Als medewerkers niet duidelijk begrijpen wat van hen wordt verwacht, kan dit leiden tot frustratie en ontevredenheid over de functie. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers zich niet gewaardeerd voelen en uiteindelijk besluiten om de organisatie te verlaten. 
3. Minder productiviteit
   Wanneer medewerkers niet begrijpen wat van hen wordt verwacht, kan dit leiden tot verwarring over prioriteiten en taken. Onduidelijkheid over verwachtingen kan leiden tot lagere efficiëntie en minder productiviteit. 
4. Slechte communicatie
   Als de rolbeschrijving niet duidelijk is, kan dit leiden tot verwarring en miscommunicatie tussen managers en medewerkers. Hierdoor kunnen onnodige vertragingen en fouten in processen en taken ontstaan. 

Hoe zorg je voor duidelijkheid?

Ik heb twee tips om een duidelijke rolbeschrijving te creëren:

Tip 1 
Onderzoek de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de rol: dit helpt een duidelijke beschrijving te geven van wat de functie inhoudt en wat de persoon die de rol vervult zal moeten doen. Probeer zo specifiek mogelijk te zijn en vermijd algemene termen. Neem daarin ook de competenties mee waaraan de medewerker moet voldoen. Het is verstandig dit profiel samen met het huidige team op te stellen.  

Tip 2
Focus op vaardigheden en kwalificaties. Om de juiste persoon voor de rol aan te trekken, is het belangrijk om duidelijk te zijn over de vereiste vaardigheden en kwalificaties, dus maak deze zo goed mogelijk inzichtelijk. Vermeld de benodigde opleiding, ervaring, vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken en zorg ervoor dat je ook de vereisten vermeldt die belangrijk zijn voor de cultuur en waarden van de organisatie.

Kortom, een onduidelijke rolbeschrijving kan leiden tot problemen met werving, personeelsverloop, productiviteit en communicatie, wat negatieve gevolgen kan hebben voor de organisatie als geheel. Het is daarom belangrijk voor organisaties om ervoor te zorgen dat hun rolbeschrijvingen duidelijk en beknopt zijn om deze problemen te voorkomen.  

Meer weten?

Klinkt bovenstaande interessant en zou jij hier meer over willen weten? Neem gerust contact op voor de mogelijkheden, ik ben bereikbaar op: 06-43287647 of per mail: laurentien@foqus-advies.nl

Dit artikel is geschreven door Laurentien Korteweg, adviseur