In ons vorige artikel hebben we geconcludeerd dat de aanschaf van een ATS-systeem maatwerk is. Het is goed mogelijk dat het systeem dat een concullega enthousiast aanprees, voor jouw recruitmentafdeling niet passend is. Zoals benoemd is het zaak om eerst te achterhalen waarom je een ATS-systeem nodig hebt en vervolgens te onderzoeken wat je ermee wilt doen. Zodat je daarna in kaart kunt brengen wat je daarvoor nodig hebt door middel van een pakket van eisen. 


Pakket van eisen
 

Een pakket van eisen is een verzameling van eisen en wensen waaraan een product en/of dienst moet voldoen. Een soort boodschappenlijstje dus dat je helpt bij het aanschafproces van (in dit geval) een ATS-systeem.  

Op jouw lijstje staat bijvoorbeeld het automatiseren van workflows, de mogelijkheid om talentpools aan te maken en een cloudbased systeem voor eenvoudige toegankelijkheid. Maar dat zijn de eisen en wensen van recruitment. Vergeet niet ook de stakeholders te betrekken, denk bijvoorbeeld aan de afdelingen Communicatie, ICT en HR. We geven een aantal voorbeelden van wat zij zouden kunnen aangeven:

– De applicatiebeheerder wil dat er een koppeling tussen het ATS-systeem en het HR/CRM pakket te realiseren is.
– De informatiemanager zegt dat de server van het ATS-systeem in Nederland moet staan.
– Voor het management is het een vereiste dat het ATS-systeem beschikt over een dashboard om managementinformatie te genereren.
– Communicatie wil dat de werkenbijsite gekoppeld kan worden aan de corporate website en in de opmaak van de huisstijl is.

Let op: een belangrijk punt dat nog weleens over het hoofd wordt gezien, is de wet- en regelgeving. Let goed op de juiste hantering van bijvoorbeeld de AVG-eisen.
 

Projectgroep

Je ziet dat er altijd eisen en wensen zijn waar je zelf in eerste instantie misschien niet aan denkt, simpelweg omdat ze buiten jouw expertise en/of scope vallen. Daarom is onze tip: stel een projectgroep samen voor het opstellen van een pakket van eisen, zodat op alle relevante niveaus informatie wordt verzameld. Een succesvolle aanschaf van een ATS staat of valt met een zorgvuldig opgesteld pakket van eisen.
 

MoSCoW-methode

Als je boodschappenlijstje compleet is, kun je aan de slag met het prioriteren van alle eisen en wensen. Wees kritisch tijdens het prioriteren van alle wensen en eisen en kijk ook hierbij goed naar andere betrokkenen. We adviseerden je in het artikel ‘”Welk ATS-systeem moet ik kiezen” al om gebruik te maken van de MoSCoW-methode. Het model bestaat uit vier classificeringen, zoals hieronder weergegeven.

 


Systeemselectie

Wanneer je met behulp van deze methode een duidelijk pakket van eisen hebt, kun je een longlist en een shortlist opstellen en ga je gesprekken voeren met leveranciers. Op een longlist staan álle leveranciers van ATS-systemen die je kent of bent tegengekomen, zonder te beoordelen of het systeem voldoet. Vaak is dit een lijst van 5-15 (soms zelfs meer) leveranciers. Uit de longlist sorteer je de leveranciers die voldoen aan jouw pakket van eisen (minimaal aan de must haves), daar maak je een shortlist van. In de praktijk blijven er dan zo’n 2-5 leveranciers over. Daar ga je tenslotte mee in gesprek om te horen wat ze te bieden hebben en om hun demo’s te bekijken, zodat je over kunt gaan tot de aanschaf van het meest passende systeem voor jouw organisatie. 
 
Je merkt het, er zijn dus behoorlijk wat stappen te zetten als je de vraag “welk ATS-systeem heb ik nodig?” wilt beantwoorden. Maar met onze tips kun je de juiste stappen zetten om tot een goede oplossing te komen. Natuurlijk helpen we je daar graag bij!
 

 

Arianne DonkelaarNeem dus gerust contact met me op als je meer wilt weten over wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen: arianne@foqus-advies.nl of 06 48 43 71 86.