info@foqusadvies.nl
085-0027531
Onlangs heeft Foqus Advies een recruitmentafdeling succesvol opgezet bij een opdrachtgever in de zorg. Hierbij lag de focus op de instroom van zorgpersoneel. Dit hebben we aangepakt aan de hand van onze vijf bouwstenen methode. In de praktijk blijkt dat deze methode ook prima toepasbaar is op andere doelgroepen, zoals cliënten en vrijwilligers. We mochten bij deze opdrachtgever aan de slag gaan met zorgmarketing voor de werving van cliënten. Lees in dit artikel hoe we dit aangepakt hebben.
Onze opdrachtgever wilde de organisatie breed op de kaart zetten voor meerdere doelgroepen. Door het opzetten van recruitmentmarketing is dat voor zorgpersoneel inmiddels al goed gelukt. De volgende stap was om de organisatie zo te positioneren dat ook cliënten hen beter weten te vinden. Met als belangrijkste doelen de constante instroom van cliënten en het creëren van wachtlijsten met potentiële cliënten. Het opzetten van zorgmarketing draagt hieraan bij.
Het opzetten van zorgmarketing is veelomvattend. Wij zijn begonnen met het in kaart brengen van de klantreizen. Zijn er pijnpunten in deze klantreizen en de werkwijze van de zorginstelling? Denk dan aan een website die onvoldoende is ingericht op conversie (bijvoorbeeld dat iemand contact opneemt) of het ontbreken van een intern werkproces om de cliënt aan te melden. Sommige pijnpunten zijn gemakkelijk op te lossen met een quick win; andere pijnpunten hebben veel tijd, energie en draagvlak nodig.
Belangrijk is om de zorgmarketing aan te vliegen als project. Schrijf een projectplan wanneer de pijnpunten zijn bepaald. Zorg voor een realistisch tijdpad en haak de juiste mensen aan. Wij hebben ons plan, zoals gezegd, opgezet aan de hand van onze vijf bouwstenen methode. Dit zijn de bouwstenen: mensen, processen, systemen en techniek, data- en stuurinformatie en (zorg)communicatie. We onderzochten de pijnpunten en uitdagingen per onderwerp.
Allereerst keken we bij onze opdrachtgever naar de website. Deze was niet ingericht op het genereren van conversie. Het had een ingewikkelde indeling en ook de informatie op de website was onvoldoende toegespitst op de informatiebehoeften van de doelgroep (communicatie). Daarna namen we de interne werkprocessen onder de loep. Er bleek onder andere dat er geen beschreven processen zijn en men contactmomenten met potentiële cliënten niet of nauwelijks vastlegt (processen). Wat betreft systemen, deze werden pas gebruikt als er sprake is van een opname binnen de zorginstelling. Het contact met potentiële cliënten werd dus niet vastgelegd. Verder waren processen niet geautomatiseerd in een systeem (systemen en techniek). En door het ontbreken van een systeem was het niet mogelijk om data uit te draaien. Hierdoor was het niet mogelijk om SLA’s (Service Level Agreements) te controleren en te sturen op data (data- en stuurinformatie). Tot slot keken we naar de medewerkers (mensen) en ontdekten dat eenduidige informatieverschaffing en gedeelde verantwoordelijkheid ontbrak.
Na het vaststellen van deze pijnpunten zijn we nu gestart met het herzien van de website. Deze wordt aangepast en herschreven (communicatie). De gewenste werkprocessen zijn uitgeschreven en worden binnenkort ingebed (processen). Er is een plan van eisen en een aanbesteding geschreven voor een CRM-systeem. Deze gaat men binnenkort implementeren (systemen en techniek). Het wordt dan mogelijk om data te genereren en dus te sturen op de gestelde SLA’s (data- en stuurinformatie). Gedurende het hele project nemen we de medewerkers mee in de ontwikkelingen. Er staan trainingen gepland om hen inzicht te geven in de nieuwe werkwijze en systemen (mensen).
Tot nu toe is het resultaat vooral zichtbaar in draagvlak. Medewerkers zijn meegenomen in de essentie van zorgmarketing en wat er gaat gebeuren. Hierdoor zet iedereen zich volledig in voor het project en is er veel enthousiasme om het succesvol af te ronden. Daarnaast zijn de medewerkers op de hoogte van de klantreis die de potentiële cliënt aflegt. De gehele dienstverlening is er nu op gericht dat cliënten gastvrij door hen worden geholpen. Technisch gezien is het ook mogelijk om het resultaat in cijfers weer te geven en hierop te sturen.
Een project zorgmarketing gaat niet over een nacht ijs. Sterker nog, voordat het gehele project is uitgevoerd zijn we maanden verder. De uitdagingen voor een dergelijk, groot project zijn met name de tijd en het intern creëren van draagvlak. Wees je ervan bewust dat het project moet worden gedragen door de organisatie om het tot een succesvol einde te volbrengen. Een goede projectleider is daarbij essentieel.
Foqus Advies helpt organisaties bij het opzetten van werving voor verschillende doelgroepen. Wilt u binnen uw (zorg)organisatie de werving van een of meerdere doelgroepen opzetten? Wij ondersteunen u hier graag bij. Neem contact met ons op via 085-0027531.
Download hier onze whitepaper ‘Vijf bouwstenen voor succesvolle recruitment’
Dit artikel is geschreven door adviseur Arianne van Donkelaar.
Hoe kunnen we helpen?
Neem contact op met onze adviseurs!