Ken je dat, je krijgt een mail van hr met het onderwerp: onboarding november. In de mail staat dat er volgende maand drie nieuwe medewerkers starten en de vraag is wie er tijd heeft voor het zogenoemde ‘koffiemomentje’. Meestal kost het weinig moeite om wat enthousiastelingen te vinden die de nieuwe medewerkers een warm welkom geven. 

Maar heb je weleens een mail gehad met het onderwerp offboarding november? Als adviseur zie ik telkens dat de offboarding van de medewerker die de organisatie verlaat een ondergeschoven kindje is. Graag neem ik je mee in hoe een gewenste offboarding eruitziet en waarom dit net zo belangrijk is als de onboarding. 

Wat is offboarding?

Onder offboarding verstaan we het gehele proces rondom de uitdiensttreding van een medewerker.  Er zijn vele manieren om vorm te geven aan dit proces en dit naar wens van de organisatie te organiseren. Dat proces heb ik inzichtelijk gemaakt voor je in zeven heldere stappen. 

1) Communiceer over het vertrek 

Deze klinkt vast logisch, maar zorg ervoor dat het team (en andere relevante betrokkenen) op een afgestemd moment op de hoogte van het vertrek van de medewerker wordt gebracht. Doe dit in overleg met de vertrekkende medewerker zodat het op een passende manier gebeurt. Hoe communiceer je over het vertrek van de medewerker? Dat licht ik – met de andere stappen – verder toe in een volgend artikel!

2) Zorg voor een overdracht

Een goede overdracht zorgt ervoor dat de medewerker al zijn kennis en taken door kan geven aan een opvolger of collega. Start hier op tijd mee. Wordt de functie overgenomen, dan is wenselijk als de nieuwe collega een maand ingewerkt wordt door de vertrekkende collega. Is dit niet mogelijk, stem dan af wie in het team deze taak op zich neemt en laat deze collega goed afstemmen met de vertrekkende medewerker.

3) Handel administratieve zaken af

Voor het vertrek van de medewerker moet alle administratie op orde zijn. Denk hierbij aan: ontslagbrief, beëindigen systeemtoegang, een eindafrekening. Heeft de medewerker bepaalde abonnementen of apps, zorg er dan voor dat die opgezegd worden (of overgezet naar een collega). Vergeet ook zeker de leaseauto of het treinabonnement niet en zaken als een studiecontract.

4) Handel administratieve zaken af

Plan een gesprek in met de medewerker en neem de tijd hiervoor. Geef ruimte voor feedback als werkgever.

5) Laat bedrijfseigendommen inleveren

Zorg ervoor dat de medewerker op de laatste dag van zijn/haar aanwezigheid alle bedrijfseigendommen zoals laptop, telefoon, NS-business card, sleutels e.d. inlevert. 

6) Organiseer een passend afscheid

Organiseer een passend en persoonlijk afscheid samen met het team. Informeer vooraf bij de medewerker waar de voorkeur naar uit gaat. Net als het warme welkom bij de start van een collega, is een passend afscheid belangrijk bij het vertrek van een collega. 

7) Blijf in contact

Een oud-medewerker die zich gewaardeerd voelt kan ambassadeur zijn voor je organisatie dus houdt dit contact warm. 

De komende tijd zal ik meer vertellen over bovenstaande stappen. Kun je niet wachten en wil je dat ik meedenk met de on- en offboarding binnen jouw organisatie? Je kunt me bereiken op: 06-43287647 of per mail: laurentien@foqus-advies.nl

Dit artikel is geschreven door Laurentien Korteweg, adviseur