Binnen recruitment is het Applicant Tracking System (ATS) de technische basis van je afdeling. Maar hoe kies je het juiste systeem? Een systeem geschikt voor organisatie A is vaak niet geschikt voor organisatie B. Het blijft maatwerk. Waar begin je en hoe maak je een goede keuze?

Behoeften achterhalen 

De eerste stap in het proces om een geschikt ATS te selecteren is het achterhalen van de behoeften. In een gesprek met de recruitmentafdeling en andere betrokkenen komt al snel naar voren welke criteria belangrijk zijn voor een organisatie en de gebruikers. Denk hierbij aan criteria zoals gebruiksvriendelijkheid, de mogelijkheid om zelf workflows in te richten en te communiceren met gebruikers via het ATS. Uiteraard zijn er een aantal randvoorwaarden waar het systeem aan moet voldoen. Denk hierbij aan prijs, implementatietermijn en service.

De tweede stap is het verwerken van de criteria, die in het gesprek naar voren zijn gekomen, in het moscow-model. Dit model onderscheidt ‘topprioriteiten’ van ‘leuke extra’s’.

Nadat het model volledig is ingevuld is, is het tijd voor stap drie. Het selecteren van vijf systemen die voldoen aan de randvoorwaarden. Adviseurs en recruiters maar ook partijen waaronder Recruitment Tech en Recruitmentsystemen.nl, kunnen worden geraadpleegd om een goede top vijf samen te stellen. Het is belangrijk om in het achterhoofd mee te nemen dat deze partijen allen andere belangen en ervaringen hebben. Zoals eerdergenoemd is een systeem wat geschikt is voor organisatie A vaak niet geschikt voor organisatie B.

Vergelijken 

De vierde stap is het vergelijken van de vijf systemen, die voldoen aan de randvoorwaarden, met de eisen die gesteld zijn in het moscow-model. Deze stap is tijdrovend en belangrijk. Verkeerde keuzes nu omwille van tijdsgebrek komen je later dikwijls duur te staan. Om de juiste informatie in te winnen, is het goed om gebruik te maken van bestaande handleidingen over de systemen, online FAQ-pagina’s, beschikbare video’s en de website. Het doel van deze stap is om de longlist van vijf systemen terug te brengen naar een shortlist van twee á drie systemen.

Na het succesvol volbrengen van de vierde stap, is vaak in een oogopslag al zichtbaar welke systemen voldoen aan de eisen uit het moscow-model. Dit komt bijvoorbeeld doordat het systeem niet beschikt over een specifiek opgestelde ‘must have’. Zo ontstaat een shortlist van twee á drie geschikte systemen die interessant kunnen zijn voor jouw organisatie.

Beslissen

De vijfde stap is het volgen van demo’s over de systemen uit de shortlist. Deze demo’s zijn aan te vragen bij de desbetreffende organisatie en geven jou de mogelijkheid om het systeem in werking te zien. Tijdens de demo is het mogelijk vragen te stellen die essentieel zijn voor de keuze van het systeem. Een proefabonnement en zelfstandig het systeem doorlopen is na afloop van een demo aan te raden om het gebruik van het systeem te achterhalen.

De laatste stap is het maken van een beslissing voor één van de systemen uit de shortlist. Maak dit besluit samen met de betrokkenen die tijdens het gehele proces aangehaakt zijn. Door opvolging van deze stappen, is het een weloverwegen beslissing.

Na deze stap volgt er weer een heel nieuw proces. Namelijk de implementatie van het ATS. Hoe je dat doet, leggen we je graag uit in een volgend artikel.

Ondersteuning bij het kiezen van een ATS?

Arianne DonkelaarDit artikel is geschreven door Arianne van Donkelaar. Zij helpt je graag om een keuze voor een ATS te maken. Neem gerust eens contact op via: arianne@foqus-advies.nl of 06 48 43 71 86.

Hier lees je meer over onze diensten.