Het belang van begeleiding en gedragsverandering bij (nieuwe) systemen en processen: de rol van verandercoach uitgelicht

Het begeleiden van mensen en gedragsverandering bij de aanschaf van een nieuw systeem of verandering van processen is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Onderzoek laat zien dat in veel gevallen 75% van de aandacht uitgaat naar een systeemimplementatie. De menselijke kant (draagvlak, houding, overtuigingen, kennis, gewoonten, vaardigheden etc) krijgt vaak minder aandacht. Terwijl we weten we dat het succes in verandertrajecten voor 75% bepaald wordt door menselijk gedrag. Waarom is dit zo impactvol? Hoe ziet veranderbegeleiding eruit?

Vijf redenen waarom de menselijke factor zoveel impact maakt!

1. Acceptatie van verandering: Mensen hebben van nature weerstand tegen verandering. Door begeleiding en gedragsmanagement wordt deze weerstand minder en ontstaat een cultuur van acceptatie en openheid.
2. Optimaal gebruik van functionaliteiten: Nieuwe systemen brengen vaak nieuwe functionaliteiten met zich mee. Dit vraagt om nieuwe kennis en vaardigheden en betekent afscheid nemen van gewoonten. Goede begeleiding zorgt ervoor dat medewerkers deze functies begrijpen en optimaal benutten, wat het gebruik ten goede komt.
3. Minimaliseren van productieverlies: De implementatie van een nieuw systeem of proces kan leiden tot tijdelijk productiviteitsverlies. Processen gaan wat minder snel dan normaal en het werk stapelt zich op. Er wordt daardoor meer werkdruk ervaren. Goede begeleiding minimaliseert dit verlies en zorgt voor een soepele overgang.
4. Betrokkenheid en eigenaarschap: Geen betrokkenheid resulteert in gebrek aan commitment en motivatie om de gekozen richting uit te voeren. Door medewerkers te betrekken bij het implementatieproces ontstaat er een gevoel van eigenaarschap, wat de kans op succes vergroot.
5. Veilige en beveiligde overgang: Veranderingen in systemen en processen kunnen beveiligingsrisico’s met zich meebrengen. Begeleiding is essentieel om ervoor te zorgen dat nieuwe procedures veilig worden geïmplementeerd.

De rol van een verandercoach

Een verandercoach kan de overgang faciliteren door te werken aan een open, samenwerkende en daardoor positieve cultuur. Dit legt de basis voor een soepele acceptatie van veranderingen. Daarnaast heeft elke medewerker z’n eigen manier om met een verandering om te gaan. Een verandercoach kan individuele coachsessies aanbieden om specifieke uitdagingen aan te pakken.

Leiderschap speelt een cruciale rol bij het leiden van veranderingen. Een verandercoach kan leiders ondersteunen door hen te helpen effectieve communicatiestrategieën te ontwikkelen en een positieve verandering in de bedrijfscultuur te leiden.

De implementatie van nieuwe systemen vraagt vaak samenwerking tussen verschillende afdelingen. Een verandercoach kan teambuilding faciliteren om samenwerking te verbeteren en communicatielijnen te openen.

Een paar DIY implementatietips!

• Organiseer workshops en trainingssessies om medewerkers bewust te maken van de voordelen van de verandering. Zorg voor een open en laagdrempelig communicatiekanaal waar medewerkers hun zorgen kunnen uiten en vragen kunnen stellen. 
• Bied regelmatige trainingssessies aan om gebruikers vertrouwd te maken met alle onderdelen van het nieuwe systeem. Maak handleidingen en ondersteuningsmiddelen om als naslagwerk te dienen.
• Plan de implementatie zorgvuldig, vermijd abrupte veranderingen en bied tijdelijke ondersteuning, zoals extra personeel of aangepaste werkschema’s, om productiviteit op peil te houden.
• Stel een implementatieteam samen dat vertegenwoordigers van verschillende afdelingen bevat. Moedig feedback aan en implementeer waar mogelijk suggesties van medewerkers.
• Zorg voor bewustwording op veiligheidsrisico’s. Implementeer evaluatiemomenten en monitor niet alleen tijdens de overgangsperiode, maar ook daarna.

Kortom

Meer weten?

Ben je benieuwd welke rol wij kunnen spelen op het gebied van veranderbegeleiding in jouw organisatie? En wil je hierover eens van gedachten wisselen? Neem contact op met Elianne via Elianne@foqus-advies.nl

Dit artikel is geschreven door Elianne de Kat, adviseur