De vijf bouwstenen: bouwsteen “Systemen en techniek”

Vorige maand hebben we in dit artikel ingezoomd op de bouwsteen ‘processen’ uit ons vijf componentenmodel. Vandaag willen we je graag meenemen in de volgende bouwsteen: ‘systemen en techniek’. We bespreken de voordelen van een ATS (Applicant Tracking System) en een CRM-systeem (Customer Relationship Management).

Een onderdeel binnen processen, zijn de afspraken die gemaakt worden over het gebruik van systemen. Technische oplossingen spelen namelijk een grote rol in automatisering van processen. Geautomatiseerde processen zorgen er vervolgens voor dat het proces wordt vereenvoudigd.

Welke voordelen heeft een systeem?

Als adviseur hebben we in onze opdrachten geregeld te maken met (werk)processen op besturend, secundair en primair niveau. In dit artikel zoomen we in op de risico’s die zich voordoen wanneer stappen, resultaten en verantwoordelijkheden niet zijn vastgelegd of gecommuniceerd in de organisatie.

1. Efficiëntie
   Het gebruik van een systeem verhoogt de efficiëntie van de werkprocessen en vermindert de kans op menselijke fouten. Een ATS maakt het bijvoorbeeld mogelijk om het wervingsproces, vanaf het publiceren van vacatures tot aan de aanname van nieuwe medewerkers, te automatiseren. Dit bespaart tijd en middelen en maakt het wervingsproces sneller, efficiënter en doeltreffender. Een CRM kan het zorgproces efficiënter maken door het gegevensbeheer van potentiële cliënten en afspraken te stroomlijnen en opvolgacties te automatiseren.
2. Betere kwaliteit van de zorg
   Een CRM kan de zorgkwaliteit verbeteren door de interactie met potentiële cliënten te verbeteren. Door basisgegevens vast te leggen van de potentiële cliënt, afspraken te plannen en opvolgacties uit te voeren, kunnen zorgverleners beter inzicht krijgen in de behoeften van cliënten en het zorgproces hierop inrichten. Zo wordt de zorg beter afgestemd op de cliënt.
3. Kostenbesparing
   Het gebruik van een ATS en CRM kan kosten besparen doordat er minder tijd en middelen nodig zijn om processen uit te voeren. Door het wervingsproces te automatiseren, kunnen organisaties het aantal personeelsleden dat betrokken is bij het wervingsproces verminderen. Dit kan leiden tot lagere kosten voor het wervingsproces. Een CRM kan eveneens kosten besparen doordat het zorgproces efficiënt is ingericht, waardoor administratieve taken verminderen.
4. Verbeterde communicatie
   Een systeem kan ook de communicatie tussen medewerkers, potentiële cliënten en kandidaten verbeteren. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld potentiële cliënten op een gestructureerde manier informeren over hun zorgproces, afspraken, wachtlijstbeheer en andere belangrijke informatie. Dit kan leiden tot een betere cliënttevredenheid en op termijn een verbeterde kwaliteit van de zorg.

Al met al kunnen een ATS en CRM bijdragen aan een efficiëntere, effectievere en kwalitatief betere processen, welke op termijn de zorgkwaliteit verbeteren. Tot slot faciliteren deze systemen de kandidaat- en klantreis, wat op de lange termijn bijdraagt aan een lagere ‘cost per hire’ en een hogere klandizie.

Meer weten?

Ben je benieuwd welke rol wij kunnen spelen in de optimalisatie en/of implementatie van jouw systemen? En wil je hierover eens van gedachten wisselen? Ik ben te bereiken via laurentien@foqus-advies.nl of telefonisch: 06 43 28 76 47.

Volg ons op LinkedIn om niets te missen over de inhoud van ons vijf-componentenmodel.

Dit artikel is geschreven door Laurentien Korteweg, adviseur