“We hebben elke maand moeite het rooster rond te krijgen!”

Dit horen we bij Foqus Advies regelmatig vanuit zorginstellingen. Ze hebben geregeld moeite het rooster rond te krijgen. Wellicht loop jij daar in jouw organisatie ook tegen aan. Maar waar komt het door?

Oorzaken van niet dekkende roosters

In de praktijk zien we verschillende oorzaken. Een hele duidelijke is personeelstekort door ziekte, verlof en/of openstaande vacatures. Daarnaast zien we dat de beperkte beschikbaarheid van medewerkers door individuele afspraken uit het verleden ook een belemmering is voor het rooster (zoals niet op woensdag/vrijdag werken, alleen avond- en nachtdiensten etc.) Verder zien we dat medewerkers door de hoge werkdruk niet voor elkaar invallen waardoor de gaten niet worden ingevuld. Tot slot sluiten contracten niet altijd aan op wat nodig is: medewerkers worden soms minder ingezet en bouwen min-uren op.  

Roosteren op basis van beschikbaarheid

Een wijze van roosteren die we vaak tegenkomen in bijvoorbeeld de ouderenzorg, is het roosteren op basis van de beschikbaarheid en de taakbevoegdheid per medewerker. Een vrij traditionele manier van roosteren. Een planner heeft te maken met verschillende diensten en met cao-regels en ziet door de bomen het bos soms niet meer. Het is elke keer een uitdaging en de gaten die in het rooster ontstaan, worden vaak ingevuld door zzp’ers. Dat is een kortetermijnoplossing, maar is dit wenselijk op de lange termijn?  

Zorgbehoefte van de cliënt centraal stellen

De traditionele wijze van roosteren zoals hierboven is niet de enige weg die naar Rome leidt. Natuurlijk moeten organisaties rekening houden met personeelstekorten en de werkdruk die medewerkers (mede door corona) vaak ervaren. Daarnaast is het goed om stil te staan bij andere wijzen van roosteren. Welke manier van roosteren past bij jouw organisatie, medewerkers en cliënten?

Een optie die we hier uitlichten is roosteren vanuit de cliënt: een rooster dat gebaseerd is op de zorgbehoefte van cliënten. De ene bewoner slaapt graag tot half 10 en wil dan pas hulp bij het douchen, de andere bewoner is om half 8 toe aan ontbijt, etc. Bij cliëntgericht roosteren staan de behoeften van bewoners centraal en wordt het rooster daar vervolgens op afgestemd.   

Wat levert cliëntgericht roosteren op

Cliëntgericht roosteren heeft net als de traditionele roosterwijze voor- en nadelen. Een nadeel kan bijvoorbeeld een gat in het rooster van de medewerker met een kleiner contract zijn, waardoor de contracturen meer verspreid over de week gewerkt worden.

Er zijn ook diverse voordelen beginnend met tevreden cliënten: de zorg is gericht op hun individuele behoeften. Daarnaast is er meer flexibiliteit in het roosteren. Medewerkers krijgen ‘vaste’ cliënten wat duidelijkheid geeft over de zorg die er per bewoner geleverd moet worden. Er kan gekeken worden hoe een team samen de beste zorg levert. Door taakgericht te plannen, ontstaat er flexibiliteit voor alle medewerkers en niet alleen voor de collega’s waar individuele afspraken mee gemaakt zijn.

Heeft jouw organisatie problemen met roosteren? We kijken graag mee naar de oorzaken en kunnen adviseren over de oplossingsrichtingen. Neem gerust contact op met Laurentien: 06-43287647 of via mail: laurentien@foqus-advies.nl