Welk ATS-systeem moet ik kiezen?

Recruiters vragen ons geregeld welk ATS (applicant tracking system) wij adviseren. Het antwoord op deze vraag is minder eenvoudig dan je misschien denkt. Je kunt het vergelijken met het uitzoeken van een nieuwe auto: de mogelijkheden zijn eindeloos maar waarom en vooral waarvoor heb je een auto nodig?  
  
Onze tegenvraag zou dus zijn: waarom heeft jouw recruitmentafdeling een ATS nodig en wat wil je er mee doen? 

Hebben we wel een ATS nodig? 

Laten we de aanschaf van een nieuwe auto als voorbeeld nemen: het start met de vraag “heb ik een auto nodig?” Daarbij is belangrijk dat je een goede onderbouwing hebt die aantoont waarom het nodig is en wat je er mee gaat doen. Als je voor je werk vijf dagen per week op de weg zit en locaties door het hele land bezoekt, is het duidelijk aantoonbaar dat een (lease)auto noodzakelijk is voor jouw functie. Kortom: er is een ‘businesscase‘.

 

Onderbouw de businesscase 

Zo begint ook jouw onderzoek wanneer je een ATS aan wilt schaffen: kijk eerst of dat het antwoord is op de behoefte die jij signaleert. Kun je die vraag met ‘ja’ beantwoorden, dan begin je aan het voorwerk. Je neemt daarin niet alleen jouw eigen kennis van recruitment mee, maar gaat in gesprek met stakeholders om te onderzoeken waar voor hen de winst zit bij de aanschaf van een ATS. Op die manier verzamel je de juiste informatie om via een businesscase (waarin de ‘return on investment’ duidelijk is verwoord) het bestuur of de directie te overtuigen van de investering.

Wat ga je er mee doen?

Wanneer je akkoord hebt gekregen op de aanschaf van een ATS (ofwel: de businesscase is goedgekeurd), is de volgende stap het onderzoek naar het pakket van eisen. Wat ga je er precies mee doen? In het voorbeeld van de auto is al duidelijk dat de auto intensief gebruikt wordt voor het werk. Maar er zijn nog diverse andere vragen die beantwoord moeten worden (zoals: ga je de auto ook privé gebruiken, zijn thema’s als duurzaamheid en zuinigheid belangrijk etc.).  
 
Dat is ook zo bij het selecteren van een ATS-systeem. We geven hier enkele voorbeelden van vragen die bij de aanschaf van een ATS beantwoord moeten worden:

– Moet integratie met een HR of ERP pakket mogelijk zijn?
– Moet de workflow aanpasbaar zijn?
– Moet hij AVG proof zijn?
– Moet hij cloudbased zijn?

De MoSCoW-methode 

Natuurlijk zijn er nog veel meer vragen te beantwoorden. Ons advies is om dit te doen op basis van de MoSCoW-methode. Dit is een methode die je helpt om prioritering aan te brengen in een softwarevraagstuk als bij een ATS. De letters staan voor:

– Must-have
– Should-have
– Could-have
– Will not-have

In dit artikel leggen we uit hoe je het pakket van eisen samenstelt.

Tip 

Onderzoek bij het schrijven van de businesscase altijd het bestaande applicatielandschap. Wanneer je zeker weet dat de bestaande oplossingen niet in staat zijn om te bieden wat je zoekt, benoem dan in de businesscase heel duidelijk waarom dat zo is. Veel HR-pakketten zoals Visma Raet of AFAS bieden namelijk aanvullende werving- en selectiemodules. In de praktijk blijken deze vaak niet te matchen met een pakket van eisen. Voor een beslisser moet duidelijk zijn waarom een ATS wèl de juiste oplossing is.
  

 

Meer weten over de mogelijkheden van een ATS voor jouw organisatie? Neem gerust contact op met adviseur Arianne van Donkelaar: arianne@foqus-advies.nl of 06 48 43 71 86.