info@foqusadvies.nl
085-0027531
Naast projectmanagement, advies en interim opdrachten (als bijvoorbeeld corporate recruiter) voeren wij zo nu en dan ook opdrachten uit die wellicht niet direct in dit straatje passen. Mijn opdracht bij Gelre Ziekenhuizen in Apeldoorn is daar een goed voorbeeld van. Daarom neem ik jullie graag mee in een kijkje achter de schermen!
Het afgelopen half jaar ben ik bij Gelre Ziekenhuizen betrokken geweest als procesanalist voor het project PNIL in AFAS. Het projectdoel was om alle personen die bij, namens, met óf voor Gelre werkzaamheden verrichten en niet in loondienst zijn, te registreren in AFAS (hr-pakket). Uitzondering hierop zijn bezoekers en patiënten. In de scope van dit project stond enerzijds het registreren van de huidige PNIL’ers (personeel niet in loondienst) binnen Gelre centraal. Anderzijds stond het bouwen, uitrollen en communiceren van een toekomstbestendig proces voor de registratie van nieuwe PNIL’ers centraal. Het project werd opgepakt door een projectgroep bestaande uit een projectleider, twee functioneel applicatiebeheerders (AFAS) en twee procesanalisten.
Voordat bovenstaande gerealiseerd kon worden, werd er gestart met het in kaart brengen van de verschillende soorten PNIL binnen Gelre. Al snel kwam de projectgroep tot een lijst van vijftien soorten, waaronder vrijwilligers, onderzoekers, medewerkers van de coöperatie, gedetacheerde artsen en externe leveranciers. De projectgroep kwam wekelijks samen om de voortgang van het project te bespreken, de toegewezen verantwoordelijkheden door te nemen en eventuele beslissingen te nemen rondom het project. In mijn rol als procesanalist kreeg ik een aantal verantwoordelijkheden toegewezen zoals: het inwinnen van informatie, het vastleggen van gewenste processen en het informeren van collega’s over veranderende processen.
Het inwinnen van informatie bestond allereerst uit het achterhalen van een verantwoordelijke voor elke soort PNIL, dit was namelijk niet altijd een gegeven. De volgende stap was het leggen van contact met de verantwoordelijke van de soort PNIL om verdere informatie in te winnen. Tijdens dit contactmoment vroeg ik de benodigde gegevens op over de huidige PNIL’ers voor onze registratie. Denk hierbij aan naam, geboortedatum, adres, e-mailadres, begin- en startdatum. Voor sommige soorten PNIL was dit een kwestie van bijgehouden Excellijsten delen, maar soms moesten er lijsten opgesteld worden of gegevens verzameld worden. Hierdoor verliep dit proces bij elke soort PNIL anders.
Naast het inwinnen van gegevens werd het contactmoment met verantwoordelijken ook benut om het proces rondom indiensttreding van een PNIL’er uit te vragen. Denk hierbij aan het uitvragen van de benodigdheden die een PNIL’er nodig heeft om zijn werk goed te doen, zoals toegang tot systemen, een toegangspas voor het gebouw en/of werkkleding. Dit is bij elke soort PNIL verschillend, een gedetacheerde arts heeft bijvoorbeeld zowel toegang tot systemen als een toegangspas en werkkleding nodig. Een vrijwilliger heeft echter alleen recht op een toegangspas. De huidige processen legde ik vast in een functioneel ontwerp. Het functioneel ontwerp werd vervolgens door de functioneel beheerder gebruikt om het proces te bouwen in AFAS.
Tot slot was het aan mij om alle betrokkenen mee te nemen in de nieuwe werkwijze. Waar voorheen PNIL’ers niet werden vastgelegd en benodigdheden per e-mail werden aangevraagd, moet dat nu via de registratie van een PNIL’er in AFAS. Om collega’s kennis te laten maken met deze nieuwe werkwijze gaf ik demo’s aan de verantwoordelijken. Hierin liet ik zien hoe een nieuwe PNIL’er geregistreerd dient te worden, hoe mutaties doorgevoerd worden en hoe een PNIL’er uit dienst wordt gemeld. Daarnaast heb ik handleidingen geschreven over deze nieuwe werkwijze.
Na ongeveer vijf maanden is het project PNIL in AFAS live gegaan en dit is goed verlopen. De zesde maand stond in het teken van perfectioneren, afronding en vastlegging. De nieuwe werkwijze dient vanaf nu gebruikt te worden door de organisatie. Dit betekent ook dat de overstap van project naar proces gerealiseerd is, waarmee het project is afgesloten en mijn rol als procesanalist tot een eind komt.
Heeft jouw organisatie hulp nodig bij het in kaart brengen van processen? Of heb je juist hulp nodig bij het optimaliseren van de huidige processen? We denken graag mee. Neem gerust contact met mij op via mail: arianne@foqus-advies.nl of telefonisch: 06 48 43 71 86.
Hoe kunnen we helpen?
Neem contact op met onze adviseurs!