Kijkje achter de schermen: een recruitmentafdeling opzetten

Onze adviseurs worden ingezet binnen zorginstellingen die hulp of advies nodig hebben op het gebied van hr of recruitment. Geregeld delen we een kijkje achter de schermen. De vorige keer vertelde mijn collega Arianne over haar rol als projectanalist bij een ziekenhuis (lees het hier terug). Zelf ben ik in juni begonnen als interim-recruiter bij een VVT-organisatie. Benieuwd wat mijn opdracht hier is? Lees het hieronder. 

Opzetten van een recruitmentafdeling 

De organisatie heeft de stap gezet om een recruitmentafdeling van A tot Z op te zetten. Ze zijn dus nog niet bekend met recruitment en alle processen zijn in de lijn belegd. Het kan dan best een uitdaging zijn om uit te vinden waar je moet beginnen. Dat maakte het voor mij in deze opdracht ook extra belangrijk om heldere doelen met elkaar op te stellen. Dit is gebeurd in de contracteringsfase. Mijn doelen binnen deze opdracht zijn: het ontzorgen van de teamleiders en het aanbrengen van focus in het proces. Met deze doelen in mijn achterhoofd heb ik prioriteiten gesteld en kan ik de werkzaamheden langzaam uitbreiden.   

Ontzorgen van afdelingen en teamleiders 

Zoals gezegd is de verantwoordelijkheid voor werving en selectieprocessen binnen de organisatie nog verspreid over de afdelingen. P&O is verantwoordelijk voor de vacatures en de teamleiders voor de opvolging van sollicitaties. Communicatie zorgt voor alle marketing eromheen. Dit gebeurt naast alle andere taken die iedereen heeft en kost betrokkenen veel tijd. In mijn kennismaking met alle afdelingen heb ik de behoeften daarom achterhaald en de volgende prioriteiten gesteld:

• Vacatures stel ik op met input vanuit de afdelingen en plaats ik op de website en andere kanalen;
• Sollicitaties houd ik in de gaten vanuit het ATS systeem. Ik attendeer de vacaturehouder op binnenkomende sollicitaties en spring bij waar nodig;
• Verder ondersteun ik bij het inrichten van het proces en zorg ik ervoor dat verantwoordelijkheden in het proces voor iedereen duidelijk zijn. 
• Tot slot doe ik onderzoek naar interessante nieuwe wervingskanalen. Ook pak ik het opzetten van een grootschalige wervingscampagne samen met communicatie op.

Als interim-recruiter is mijn inzet tijdelijk en is het belangrijk om alle gemaakte afspraken en ingerichte processen goed vast te leggen. Hierdoor blijft de kwaliteit na mijn afronding geborgd, kan een vaste recruiter ermee verder en komen werkzaamheden dus niet terug in de lijn te liggen.

Focus op het proces

Om samen de juiste focus op het proces te hebben, is communicatie van groot belang. Daarom heb ik wekelijks veel contact met de teamleiders over de huidige vacatures en stuur ik maandelijks een recruitment–update naar de afdelingen. Verder heb ik elke week een overleg met P&O om ze op de hoogte te houden van mijn contact met de teamleiders en mijn taken stap voor stap uit te breiden. Daarnaast adviseer ik vanuit mijn rol als recruiter over de arbeidsmarkt, wervingskanalen en trends & ontwikkelingen. Zo krijgt recruitment steeds meer body en wordt het een onmisbaar onderdeel van de organisatie.   

Dit artikel is geschreven door Joanne Pennings, adviseur

Wil je weten of de (tijdelijke) inzet van een recruiter ook voor jouw organisatie zinvol kan zijn? Benieuwd naar wat een recruiter voor jouw organisatie allemaal kan betekenen? We denken graag mee.  Adviseur Joanne Pennings is bereikbaar via 06 11131464 of door een mail te sturen naar joanne@foqusadvies.nl