Vier tips voor een overtuigende businesscase

“Er moet echt een collega bij!” Wellicht heb jij dit wel eens geroepen, gedacht of gehoord. De achtergrond van deze hulpvraag is vaak tijdsgebrek, opstapelende werkzaamheden of een bezettingsprobleem. Je hebt al diverse keren laten weten dat je een extra collega nodig hebt om de afdeling draaiende te houden. Toch is die uitbreiding er nog steeds niet. Wat kun jij doen?

Heb je weleens een businesscase moeten schrijven voor de werving van een nieuwe collega? Bij Foqus Advies doen we met regelmaat opdrachten waarbij we een businesscase schrijven om een beslisser te overtuigen. Wij delen onze tips graag met jou!  

Tip 1: weet wie de beslisser is 

Weet jij wie budgetverantwoordelijke is? Deze persoon zal naar alle waarschijnlijkheid beslissen of jij een nieuwe collega mag werven. Kortom, wees je bewust wie de beslisser is. Dat kan bijvoorbeeld een leidinggevende zijn maar ook de Raad van Bestuur of directie. Wanneer dat helder is, kun je achterhalen hoe deze beslisser overtuigd wil worden.  

 

Tip 2: verplaats je in de beslisser

Stem je presentatie af op de stijl van de beslisser: gaat de voorkeur bijvoorbeeld uit naar een visuele presentatie of een geschreven businesscase? Door hier rekening mee te houden, zorg je ervoor dat de beslisser aangehaakt blijft bij jouw verhaal. Beantwoord in jouw presentatie of case de vraag ‘what is in it for me’ vanuit het oogpunt van de beslisser. Het is aan jou om de beslisser te overtuigen van de noodzaak van een nieuwe collega. 
 

Tip 3: kies de juiste opbouw

Begin met het in kaart brengen van werkzaamheden van de afdeling en de tijdsduur hiervan. Je kunt dit terugrekenen naar het benodigd aantal fte (full time equivalent). Neem hierin mee dat door ziekte en vakantiedagen gemiddeld 20% fte meer nodig is dan begroot. Het aantal ‘benodigde fte’ vergelijk je met de ‘bestaande fte’ van de afdeling. Stel het benodigde fte is 2 en het bestaande fte is 1,2 dan is er een gat van 0,8 fte. Het is aan jou om in dat gat te springen.

 

Tip 4: maak het resultaat zichtbaar

Je springt in dat gat door zichtbaar te maken welke werkzaamheden van de spreekwoordelijke kar vallen, wanneer die 0,8 fte niet wordt ingevuld. Als de beslisser heel analytisch is ingesteld, dan maak je een schatting welk resultaat (aangeduid in bijvoorbeeld euro’s of kwaliteit) wordt misgelopen. Daarna laat je zien wat het resultaat zal zijn wanneer die 0,8 fte wel wordt ingevuld. Kortom, je beantwoordt de vraag ‘what’s in it for me’ opnieuw vanuit de beslisser.

 

Aan de slag

Door de vraag ‘waarom is er een nieuwe collega nodig?’ analytisch te benaderen, laat je de beslisser (leidinggevende, RvB, directie) zien dat jij weet waar je over praat. Het toont kennis, inzet en volwassenheid. Je zit op gelijkwaardig niveau aan tafel en het is onze ervaring dat je daardoor eerder gehoord wordt. En aan de slag kunt met de werving voor een nieuwe collega! 

Heb jij toch hulp nodig om dit in kaart te brengen voor bijvoorbeeld jouw recruitmentafdeling? In onze recruitmentscan nemen wij de afdeling onder de loep. Wij scannen de afdeling door het voeren van gesprekken, observaties en data. Op basis hiervan geven wij een concreet verbeteradvies voor de recruitmentafdeling, waarin we onder andere kijken naar de bezetting.  

 

Meer weten over bovenstaand proces of over onze recruitmentscan? Neem dan contact op met adviseur Arianne van Donkelaar: arianne@foqus-advies.nl of 06 48437186