Stel, je opent een winkel in de stad. Je hebt flink geadverteerd, je etalage ziet er prachtig uit en de rode loper ligt klaar. Laat de klanten maar komen. Maar wat is dat? Als de klanten binnenkomen blijkt dat er onvoldoende personeel is, iemand staat met een rood hoofd de kassa te repareren en je hebt te weinig producten op voorraad. Het leek allemaal zo mooi, aan de buitenkant… 

Een recruitment afdeling goed opzetten werkt eigenlijk net als een winkel. Voordat je echt klanten (kandidaten) gaat werven is het belangrijk dat je eerst de achterkant op orde hebt.  We zien vaak dat het binnen organisaties ontbreekt aan een goed ingericht recruitmentproces terwijl er veel bij komt kijken. Het gebeurt bijvoorbeeld dat er een of meerdere personen recruitment naast hun andere werkzaamheden doen. Of er zijn wel enthousiaste recruiters maar het proces loopt niet goed. Daarom hebben we vanuit Foqus Advies een methode ontwikkeld om recruitment goed in te bedden in een organisatie. Dit doen we aan de hand van vijf bouwstenen: 

  1. Systemen en techniek
  2. Mensen
  3. Processen
  4. Informatie en data
  5. Werving en arbeidsmarktcommunicatie

 Hieronder lichten we de bouwstenen voor het opzetten van je recruitment afdeling kort toe. 

 1. Systemen en techniek

Als basis voor je recruitment heb je een passend ATS (Applicant Tracking System) nodig. Dit ATS koppel je vrijwel altijd aan de werkenbijsite. Het ATS is de technische ruggengraat van je recruitment. Onder systemen en techniek verstaan we ook andere tooling en systemen, zoals: referral tools en tracking systemen zoals Google Tagmanager en Google Analytics. 

2. Mensen

Met mensen bedoelen we alle betrokken personen, maar in de basis het recruitment team. Naar gelang de grootte van je organisatie bestaat dit team uit een of meer recruiters. Vanuit Foqus Advies adviseren we een recruitment team in te zetten naast hr-advies en niet door hr-advies. Maar wanneer neem je dan een recruiter aan? Wij adviseren organisaties vanaf 200 werknemers om minimaal 1 recruiter in te zetten. Het aantal jaarlijkse vacatures bepaalt het aantal recruiters. Onze richtlijn? Een recruiter kan 40 à 50 vacatures per jaar verwerken.

Daarnaast verstaan we onder mensen nog de indirecte stakeholders, zoals HRadvies, HRservice en de managers van andere afdelingen.  

Een recruiter vormt de brug tussen mensen en processen (bouwsteen 3). Hij heeft meerdere petten op. De recruiter is namelijk niet alleen procesbegeleider (hij neemt bijvoorbeeld de manager mee in het proces en de kandidaat als hij solliciteert), hij is ook deelnemer aan het proces. Zo is hij selecteur en voert gesprekken. Het is belangrijk om goede rolbeschrijvingen te maken, zodat je weet wie welke rol heeft in het proces. 

Ook verstaan we onder de component ‘mensen’ alles wat behoort tot de ontwikkeling van het team en het formatieplaatje. 

3. Processen

Dit gaat over hoe je het volledige recruitmentproces inricht: van het ontstaan van een vacature tot en met de handtekening van de kandidaat. Het omvat het volledige proces om te zorgen dat een kandidaat uiteindelijk tekent. Bijvoorbeeld hoe een vacaturetekst is opgesteld, wie deze schrijft en wie dit in een systeem zet. Hier is overigens ook weer een link met mensen. Bij dit proces zijn namelijk niet alleen de recruiter en de manager betrokken, maar ook de HRadviseur (over de inschaling van het loon) en natuurlijk de kandidaat zelf. In het proces leg je ook vast welk systeem je gebruikt. Die processen moeten goed uitgewerkt zijn. 

Wij adviseren om dit proces samen met betrokken stakeholders in de organisatie op te stellen en te toetsen. Het is belangrijk dat je hiervoor goed de tijd neemt. Leg het ook vast in een document en zorg dat iedereen er bekend mee is. 

Tot slot wil je dit proces zo lean mogelijk maken.

4. Informatie en data

We zien dat de rol van de moderne recruiter verschuift van ‘jongleur’ naar ‘regisseur’. Waar recruiters voorheen veelal bezig waren met cv’s, kandidaten en hiring managers te jongleren, stuurt de moderne recruiter veel meer op harde data. Daarmee ontstaat meer een beeld van een studioregisseur die aan verschillende knoppen kan draaien om resultaten te verbeteren. Je zit als het ware als een regisseur achter een mengpaneel. Voorbeeld: je weet uit je data dat je statistisch gezien 10 sollicitanten nodig hebt voor een goed cv en 3 goede cv’s voor een hire. Misschien kun je met die kennis er uiteindelijk voor zorgen dat je minder cv’s nodig hebt voor een hire? Zorg dus als recruiter dat zaken goed in een systeem komen.   

Waar stuur je op als het gaat om informatie en data? Op welke kpi’s en managementinformatie? Wij adviseren om vooraf na te denken over wat je wilt weten en van daaruit te bepalen hoe je dat gaat meten. Wat ons betreft zijn dit enkele belangrijke KPI’s: 

  1. Time to hire
  2. ROI (return on investment) per kanaal
  3. Cost per hire
  4. Kandidaat funnel 

Wees je er van bewust dat er vaak meerdere interpretaties van deze KPI’s bestaan. Daarom is het belangrijk dat je de data eenduidig meet en interpreteert. Dit doe je door vooraf duidelijk te bepalen hoe je dit precies meet (welke kosten reken je bijvoorbeeld mee in je cost per hire) en dit constant op deze manier blijft meten. 

Vaak zijn data zijn wel in de organisatie aanwezig, maar laat ze in ieder geval eenduidig zijn. Want hier geldt absoluut: ‘garbage in, garbage out.   

Als bovenstaande bouwstenen goed zijn geïmplementeerd, kun je pas echt goed aan de slag met de volgende bouwsteen (eerst intern de boel op orde, dan extern aan de slag): 

5. Werving/arbeidsmarktcommunicatie

Je werkenbijsite of je vacaturepagina is voor de werving het allerbelangrijkste kanaal. Vanaf ongeveer 200 man hebben organisaties vaak wel een werkenbijsite. Dit is dan ook het nummer 1 instroomkanaal. Voordeel: je kunt alles digitaal doormeten en je kunt mensen hier eenduidig naartoe sturen.

De werving zit ook in je arbeidsmarktcommunicatie: hoe uit je je? Wat straal je uit? Wat zijn je kernwaarden? Op welke kanalen zit je? Ook hier komt weer je datagedrevenheid om de hoek kijken. En je systeem, want je werkenbijsite  is weer aan je ATS gekoppeld. Zo kan je doormeten welk kanaal wat oplevert.

Kortom, je werving is ontzettend belangrijk. Een valkuil is echter om hier als manager direct mee te beginnen zonder dat je de achterkant goed op orde hebt. Als je bijvoorbeeld niet hebt afgesproken wie checkt of sollicitaties zijn binnengekomen of wie kandidaten nabelt, dan gaat het mis. Werving is een heel belangrijk component, maar kan pas opgezet worden als de rest ook staat. 

Belangrijke randvoorwaarden: budget en interne communicatie 

Als de vijf bouwstenen de motoronderdelen zijn van de recruitment, dan is een belangrijke randvoorwaarde voor het opzetten van je recruitment afdeling het budget dat nodig is voor een systeem, de recruiter(s) en de arbeidsmarktcommunicatie. Hoe meer je daar als management van tevoren over nadenkt, hoe beter. De smeerolie is de interne communicatie. Spreek verwachtingen uit en vertel waarom je dingen wil veranderen en waar budget voor nodig is. Veel recruiters vinden het spannend om over geld te praten. Als je alles echter projectmatig(er) inricht, weet je dat het aan de voorkant echt gaat werken 

Ondersteuning nodig?

Ferdinand Vroon
Kan jouw organisatie wel wat ondersteuning gebruiken bij het (verder) opzetten van een recruitment afdeling?
Wij bieden advies, interim-recruitment, projectmanagement en ondersteuning bij het verder opzetten van een goede arbeidsmarktcommunicatie. Bel gerust eens met Ferdinand Vroon: 06 18 95 73 20.