info@foqusadvies.nl
085-0027531
Zodra het begrip verandering valt zijn er altijd verschillende reacties. De één wordt razend enthousiast, de ander kijkt de kat uit de boom. Het feit is dat er in ieder geval beweging zal ontstaan binnen de organisatie bij veranderingen. En dat kan best even spannend zijn. Je aanpak van een veranderproces kan het succes maken of breken. Daarom is het goed om van tevoren na te denken over de aanpak en het zeker niet te onderschatten.
Neem als voorbeeld een recruitmentafdeling die de afgelopen jaren is gegroeid. Het borgen van informatie wordt hierdoor belangrijker dan ooit en gegevens moeten veilig opgeslagen kunnen worden. Een ATS-systeem is een logische vervolgstap voor de afdeling. Welke stappen doorloop je dan met elkaar zodat het een succesvolle verandering wordt?
Maak inzichtelijk waarom in dit geval een ATS-systeem noodzakelijk is. Benoem voorbeelden uit de praktijk waaruit blijkt dat er verbetering mogelijk is. Wijs niet met de vinger naar individuen, maar benoem de situatie van de organisatie.
Tip: stel een vacature op zodat mensen zich kunnen aanmelden om deel te nemen. Vergeet hierin niet te benoemen welke talenten je nodig hebt om het project succesvol te maken én wat je iemand kan bieden vanuit het project.
Geef bijvoorbeeld in één zin antwoord op de vraag: “Wat moet het ATS-systeem ons opleveren als team?”
Betrek hierin een brede doelgroep van eindgebruikers met verschillende functies. Denk hierbij aan recruiters, HR-adviseurs of managers. Neem hiervoor uitgebreid de tijd. Betrokkenheid is belangrijk, zorg dat mensen gehoord worden. Zij moeten er tenslotte mee gaan werken. Het eerste draagvlak voor de verandering wordt hier gecreëerd en is essentieel. Zorg dat iedereen input levert op de vraag: “In mijn rol als XX wil ik graag XX met als doel XX.”
Zorg er voor dat de wensen en behoeften gekoppeld worden aan de functionaliteiten van het ATS-systeem én breng het inzichtelijk door middel van bijvoorbeeld een demo. Laat mensen inzien wat het hun gaat opleveren tijdens dagdagelijkse werkzaamheden. Vergeet hierin niet terug te pakken op de visie en de doelstellingen die eerder zijn opgesteld. Wordt hier nog aan voldaan?
Mensen moeten tenslotte wel weten hoe ze iets moeten gebruiken. Adoptie is breder dan alleen het verzorgen van een training. Onderzoek ook hier de behoeften van de eindgebruikers. Er zijn meerdere opties om het systeem standaard onderdeel te laten worden van het proces. Misschien zijn werkbeschrijvingen wel het meest passend of zoeken eindgebruikers eerder naar een (virtueel) inloopmoment om vragen te stellen. Ook gezamenlijke werksessies om werkgerelateerde casussen te behandelen kan interessant zijn.
Evaluatiemomenten met de afdeling zijn cruciaal. Voldoet de verandering aan de wensen en behoeften? Zijn de doelstellingen behaald? Hebben zij voldoende kennis om er succesvol mee te werken? Zorg dat werkprocessen en afspraken geborgd zijn. Zodra er een nieuwe medewerker start moet hij of zij ook weten hoe dit systeem bijdraagt aan een efficiënt werkproces.
Tot slot zijn er altijd twee overkoepelende punten bij een veranderproces. Allereerst, wees helder in je communicatie. Neem niet alleen het projectteam maar ook de rest van de organisatie structureel mee in vorderingen. Geheimen en onduidelijkheid zorgen voor onzekerheid en verwarring. Ruis op de lijn is een grote spelbederver. Zorg daarnaast voor een goede planning zodat het projectteam weet wat het begin- en eindpunt is.
Gezamenlijk toewerken naar resultaat zorgt voor een gedreven en gemotiveerd team. Stel tussentijdse mijlpalen op zodat je met elkaar vorderingen kan vieren. Verandering is leuk, maar maak het wel inzichtelijk voor iedereen!
Dit artikel is geschreven door adviseur Ingrid van den Rijen. Zij biedt uw (zorg)organisatie graag ondersteuning in uw veranderproces. Neem voor meer informatie gerust eens contact op via 06 – 11131464 of ingrid@foqus-advies.nl.
Hoe kunnen we helpen?
Neem contact op met onze adviseurs!