Het sollicitatieproces was tot nu toe prima behapbaar in je organisatie. Je plaatste een vacature, ontving een aantal sollicitaties via de e-mail, maakte een selectie en koos de juiste kandidaat na een aantal sollicitatiegesprekken. Maar nu de organisatie groeit zijn er maandelijks wel tien vacatures. Hoe leid je dit proces in goede banen? Het gebruik van een ATS (Applicant Tracking System) biedt uitkomst voor zowel kleine als grote organisaties. Maar wat is een ATS en wat zijn de voordelen?

Wat is een ATS?

Een ATS is een softwareoplossing die een technische basis geeft om je recruitment proces overzichtelijk en effectief te maken. Het systeem kan namelijk taken overnemen en automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van een automatische e-mail na ontvangst van een sollicitatie, het maken van workflows of het direct vanuit het systeem kunnen plaatsen van vacatures op de website of werkenbijsite.

Dit zijn de voordelen van een ATS

  1. Een ATS geeft overzicht

    In het systeem staan alle kandidaten en vacatures overzichtelijk op een rijtje. Je hebt je hele recruitmentadministratie op orde. Nooit meer zoeken naar cv’s in de outlook inbox. Bovendien zijn de meeste ATS-systemen AVG-proof.

  2. Koppeling met je (werkenbij)site

    Je kunt een koppeling maken met je (werkenbij)site waardoor je vanuit je ATS vacatures naar je website schiet en andersom kandidaten direct na hun sollicitatie in je ATS komen. Kortom: alles is op een plek georganiseerd.

  3. Tijdsbesparing

    Een groot voordeel van een ATS is dan ook dat het systeem, na implementatie, veel tijd uit handen neemt van de recruiter. Het kost veel minder tijd om gegevens up-to-date te houden, te ordenen en te verwerken. Zowel e-mailverkeer als het beheer van data verloopt geautomatiseerd. Hierdoor kan je als recruiter meer tijd besteden aan andere dingen die belangrijk zijn in het proces, zoals het onderhouden van een goed contact met de kandidaten.

  4. Een optimale kandidaatbeleving

    Door de verbeterde stroomlijning krijgt de kandidaat op zijn of haar beurt een betere ervaring met de organisatie. Zo worden er minder fouten gemaakt of late reacties gegeven. Een kandidaat weet daardoor beter en sneller waar hij of zij aan toe is en dat zal gewaardeerd worden.

  5. Verbetering van de interne samenwerking

    Omdat alles in een systeem zit, is er intern veel meer overzicht en duidelijkheid in het sollicitatieproces. Ook door het gebruik van workflows. Je kan per vacature zien wat de status is en wie waarmee bezig is en welke afspraken er gepland zijn. Daardoor kan de samenwerking met collega’s stukken efficiënter verlopen.

  6. Het verzamelen van data

    Een ander groot voordeel is dat je met hulp van je ATS data bij kan houden. Bijvoorbeeld van het aantal sollicitanten, de behaalde resultaten en de belangrijkste social mediakanalen. Op deze manier kun je de kwaliteit en het recruitment proces meten en steeds verder optimaliseren. Daarnaast is het mogelijk om gegevens te verzamelen en verschillende lijsten te maken in de database. Daarmee kan een recruiter talent pools opbouwen en bijhouden.

  7. Promotiemogelijkheden

    Er zijn ook ATS systemen waarmee je vacatures automatisch kunt uitzetten op verschillende job boards en je gemakkelijk een vacature kan delen via social media. Wederom een enorme tijdsbesparing.

Hoe selecteer je een ATS?

Het aanbod van ATS systemen is enorm en ook de mogelijkheden per systeem verschillen. Hoe kies je nou het juiste systeem? Een systeem geschikt voor organisatie A is vaak niet geschikt voor organisatie B. Het blijft maatwerk. In dit artikel van adviseur Arianne van Donkelaar staat een stappenplan om de juiste keuze voor uw organisatie te maken.

Ondersteuning nodig bij het kiezen of implementeren van een ATS?

Ziet u ook de voordelen van een ATS voor uw organisatie? Wij helpen u graag bij de keuze en/of implementatie van een ATS. Neem gerust eens contact op via info@foqus-advies.nl of 085-0027531.

Lees ook meer over andere diensten van Foqus Advies.