Kijkje achter de schermen; het optimaliseren van een recruitmentafdeling

“Tekort aan zorgpersoneel op lange termijn alleen maar groter” of “In 2032 een tekort van meer dan 137.000 medewerkers in de zorg”. Zomaar een aantal krantenkoppen over het personeelstekort in de zorg. Het personeelstekort in de zorg blijft een kopzorg die bij vele zorginstellingen onderwerp van gesprek is. We moeten actie ondernemen om de tekorten tegen te gaan. Maar hoe pak je dit aan? En waar begin je? Adviseur Wendy Kuijpers geeft je een kijkje achter de schermen, hoe zij in haar opdracht de eerste stappen zet om de personeelstekorten tegen te gaan.

Mijn opdracht

“Zelf ben ik begin mei begonnen als projectleider bij InteraktContour, een zorginstelling die cliënten met (Niet) Aangeboren Hersenletsel (NAH) ondersteunt. Zoals veel zorginstellingen worstelt ook InteraktContour met het personeelstekort. Zij willen dit tekort aanpakken door onder andere de recruitmentafdeling te optimaliseren. Met behulp van ons vijf-componentenmodel help ik InteraktContour bij het creëren van een recruitmentvisie, het optimaliseren van het recruitmentproces, het implementeren van een Applicant Tracking System (ATS) en het inrichten van passende arbeidsmarktcommunicatie.

Kennis en verbinding

Voordat ik mij direct in de inhoud van de opdracht heb verdiept, ben ik bij een woonlocatie van InteraktContour op bezoek geweest om te ervaren hoe het is om te werken met NAH-cliënten. Hier sprak ik met vrijwilliger Jolanda die bewust voor InteraktContour gekozen heeft, omdat de woonlocatie dicht bij haar huis is, met de doelgroep NAH geen dag hetzelfde is en het team voor elkaar klaar staat. Belangrijke informatie die ik weer kan gebruiken voor de inrichting van passende arbeidsmarktcommunicatie.

Optimalisatie recruitmentproces

In mijn opdracht bij InteraktContour zijn het optimaliseren van het recruitmentproces en de implementatie van een ATS de grootste deelprojecten. Op dit moment kan de recruitmentafdeling zich onvoldoende focussen op resultaatgericht werven door het ontbreken van eenduidige processen. Binnen de bouwsteen processen uit ons vijf-componentenmodel bekijken we alle recruitmentactiviteiten van stelling vacature tot het plaatsen van de handtekening onder een arbeidscontract. Welke activiteiten zijn er allemaal? Wie is verantwoordelijk voor welke activiteit? En welke middelen hebben we nodig om de activiteit te realiseren? Alle stakeholders, verwant aan het recruitmentproces, worden betrokken bij dit traject met als doel:

Het inzichtelijk krijgen van alle behoeften omtrent het wervingsproces;
Het creëren van draagvlak bij de stakeholders die met het nieuwe proces moeten gaan werken;
Een zo passend mogelijk proces inrichten die voldoet aan de wervingsbehoeften.

Implementatie ATS

Naast het optimaliseren van het recruitmentproces, zal in deze opdracht ook onderzoek gedaan worden naar een ATS die het recruitmentproces van InteraktContour zo goed mogelijk ondersteund en faciliteert. Het huidige pakket waar de recruitmentafdeling mee werkt, is een wervingsmodule welke het proces onvoldoende faciliteert. De keuze voor een nieuw ATS zal gebaseerd zijn op het nieuwe proces en op de organisatie. Na het opstellen van een pakket van eisen wordt een ATS geselecteerd, aangekocht en geïmplementeerd. Het valt me op dat de betrokken stakeholders van de deelprojecten binnen InteraktContour, goed weten welke verandering zij willen realiseren. Iedereen snakt naar een eenduidig recruitmentproces, een faciliterend systeem en heldere werkafspraken.”

Wil jij sparren met Wendy over deze opdracht? Of ben je benieuwd wat zij voor jouw (zorg)instelling kan betekenen? Ze is te bereiken via wendy@foqus-advies.nl of via 06 – 45 20 83 73.

Dit artikel is geschreven door Wendy Kuijpers, adviseur