Wat is datagedreven recruitment en wat kun je ermee? 

De rol van recruiter verandert, zo schreef ook mijn collega Ingrid van den Rijen onlangs in dit artikel. Zelf roep ik al een tijdje tegen iedereen die maar wil luisteren (of niet) dat de recruiter zich moet ontwikkelen van jongleur tot regisseur. Wat ik hiermee bedoel is dat recruiters vaak worstelen met de waan van de dag en het ‘jongleren’ met kandidaten, cv’s en hiring managers. Wat ze in mijn optiek zouden moeten doen, is datagedreven te werk gaan. Hartstikke leuk natuurlijk, maar hoe doe je dat: datagedreven recruitment? En wat is het eigenlijk? 

Wat is datagedreven recruitment? 

Nou ja, precies wat het zegt. Het gaat erom dat je verzamelde data uit één of meerdere bronnen inzet om te gebruiken bij recruitment. Datagedreven recruitment gaat vooral over het inrichten van je recruitmentproces aan de hand van data. Dit kan voor één of meerdere facetten in je recruitmentproces zijn. 

Zo kun je bijvoorbeeld op basis van data uit Google Analytics kijken uit welk kanaal de meeste kandidaten komen en hoeveel er solliciteren. Dit kanaal kun je vervolgens bewust vaker inzetten. Een ander voorbeeld is het in kaart brengen van je recruitmentfunnel. Door te meten hoeveel en waar in de funnel kandidaten afvallen kun je het recruitmentproces aanscherpen.

Kortom, datagedreven recruitment is vooral: het handelen op basis van kennis. 

Waarom zou je datagedreven recruitment toepassen? 

Oké, leuk dat handelen op basis van kennis, maar wat levert het je op? Een aantal zaken. Door datagedreven recruitment in te zetten: 

• Ben je een strategisch sparringpartner voor de directie. Je kunt namelijk op basis van cijfers de recruitmentdoelstellingen laten aansluiten op de organisatiedoelstellingen; 
• Maak je het recruitmentproces efficiënter door constant te verbeteren aan de hand van data; 
• Kun je heldere en vooral realistische verwachtingen scheppen naar je interne klant, zoals een hiring manager; 
• Maak je je werk een stuk leuker doordat je minder aan het ‘jongleren’ bent met cv’s, maar het proces meer aan het regisseren bent. 

Zoals je kunt lezen helpt de inzet van datagedreven recruitment je om een geloofwaardige gesprekspartner te zijn naar de hele organisatie. Je kunt interne klanten een realistisch beeld geven over hoe lang je verwacht een vacature in te vullen en je kunt meer met het management meedenken. 

Bedenk wat je wilt meten 

“Bezint, eer ge begint”, zo luidt het aloude gezegde. Dat geldt ook voor de toepassing van datagedreven recruitment. Maak een plan wat je precies wilt weten en wat het doel ervan is. Als je niet van te voren bedenkt wat je wilt meten, dan is dat ongeveer net zoiets als wat willekeurige maten in je huis opmeten zonder dat er een doel achter zit. Daarom is het belangrijk om te bedenken welke kengetallen of kpi’s voor jou als recruiter belangrijk zijn. Dit zijn veelal data waar je in de toekomst op wilt sturen óf die je nodig hebt om prognoses/voorspellingen te kunnen doen. 

Vaak gemeten kpi’s zijn de gemiddelde cost per hire, time to hire of de return on investment per wervingskanaal. Je zou echter ook kunnen denken aan het gemiddelde verloop binnen een organisatie. Zo kun je een prognose maken op de instroom die je de komende periode verwacht. Daarbij is het belangrijk dat je goed nadenkt over waarom deze data relevant zijn voor jou als recruiter. 

Voorkom dat je appels met peren gaat vergelijken – hanteer een duidelijke definitie 

Zodra je plan er ligt, is het belangrijk om de definitie van je kpi’s scherp te stellen. Als je een kast op internet hebt besteld die volgens de beschrijving precies in je woonkamer past, is het wel zo fijn als jij en de leverancier het over dezelfde maten hebben. Anders levert dat vervelende misverstanden op. 

Zo is het ook met recruitmentdata. Wat is de definitie van de kpi die je wilt meten? Als je het hebt over de cost per hire, wat neem je dan allemaal mee? Als je veel hires uit recruitmentmarketing haalt, kun je ervoor kiezen om alleen de advertentie–uitgaven mee te nemen. Het is echter zeer goed mogelijk dat er veel meer kosten zijn dan alleen maar de kosten per kanaal. Jouw salaris en het ATS-systeem moeten bijvoorbeeld ook worden betaald. 

Hoe je kpi’s precies meet bepaal je zelf, samen met je organisatie. Het gaat er vooral om dat je eenduidig bent in het hanteren van de definities. Deze definities moeten vervolgens ook transparant zijn in je team en de organisatie. Zo voorkom je dat je bij het daadwerkelijke gebruik van je kpi’s appels met peren gaat vergelijken. 

Zorg voor de juiste meetinstrumenten  

Een van de belangrijkste dingen is dat data zuiver zijn. Dit kun je doen door je meetinstrumenten op orde te hebben. Ofwel: als je de maten van je kamer wilt weten, gebruik je een meetlint. Voor het meten van gewicht een weegschaal en voor het afmeten van een hoeveelheid water een maatbeker. Klinkt logisch toch? Helaas gaat het in de praktijk toch nog vaak fout. 

Start at zero: maak een dataplan 

Plan: check. Definities: check. Meetinstrumenten: check. En nu? Doordat je een plan hebt, weet je wat je met de data wilt. Dit zal in de praktijk waarschijnlijk altijd zijn: efficiënter werken. Oftewel: een hoger rendement tegen lagere kosten. Daarnaast kunnen data een voorspellende waarde geven die je weer kunt gebruiken om verwachtingen te managen van stakeholders én om prognoses te maken. Als je begint met het implementeren van datagedreven recruitment, heb je vaak nog geen ijkpunten. Daarom is het goed om te beginnen met een 0-meting van je data en stuurinformatie. Deze 0-meting geeft je een ijkpunt om vanuit daar te gaan vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld een kwartaal of een heel jaar nemen om de eerste data te verzamelen en in kaart te brengen. Zo kun je daarna een jaar-op-jaar vergelijking maken en zien of je cijfers zijn verbeterd (en je dus een positief recruitmentrendement hebt behaald). Van hieruit kun je aan de knoppen gaan draaien en echt aan de slag gaan als recruitmentregisseur. 

Ook kun je je data, zodra je de 0-meting op orde hebt, benchmarken aan ‘de markt’ door jouw data te vergelijken met andere organisaties. Maar pas wel op: voordat je het weet heeft de een het over inches en praat jij over centimeters en is de vergelijking niet mogelijk. Of hebben jullie het wel over dezelfde meeteenheden, maar is het type organisatie heel verschillend. Denk dus ook bij het benchmarken van jouw data met die van anderen goed na over wat dit daadwerkelijk zegt. 

Aan de slag! 

Met bovenstaande informatie kun jij als recruiter aan de slag met de inrichting van datagestuurd recruitment binnen jouw organisatie. Het helpt je om efficiënter te werk te gaan, meer rendement uit je werk te halen én om je resultaten inzichtelijk te maken binnen jouw organisatie. Datagestuurd werken is een van de onderdelen van het vijf componenten-model van Foqus Advies. Wil je meer weten over de toepassing van datagedreven recruitment of eens vrijblijvend sparren met een van onze adviseurs? Neem gerust contact op met Ferdinand Vroon: ferdinand@foqus-advies.nl of 06 – 18 95 73 20. 

Over Foqus Advies 

Bij Foqus Advies geloven we dat mensen het kloppende hart van een organisatie vormen. We werken met ons hoofd én met ons hart. We werken bewust voor maatschappelijke organisaties, veelal zorginstellingen en (semi-) publieke organisaties.