info@foqusadvies.nl
085-0027531
Onder offboarding verstaan we het gehele proces rondom de uitdiensttreding van een medewerker. In het artikel Offboarding: het ondergeschoven kindje in organisaties omschreef ik kort de zeven stappen die het proces van offboarding inzichtelijk maken. Ik neem je in dit artikel graag wat uitgebreider mee in deze belangrijke stappen van het offboarding proces.
Er zijn allerlei redenen voor het vertrek van een medewerker. Idealiter gebeurt dat in goed overleg, maar er zijn ook andere situaties denkbaar. Wat de achtergrond ook is, het is belangrijk om duidelijk te communiceren met directe collega’s en andere betrokkenen. Denk hierbij aan de volgende zaken:
Hoe pak je het aan?
Betrek de vertrekkende medewerker in de communicatie naar de collega’s, zodat dit op een passende manier gebeurt. Vraag aan de medewerker hoe hij/zij het vertrek aan wil kondigen (bijvoorbeeld in een teamoverleg, of via mail). Er zijn natuurlijk vele manieren mogelijk.
Vermeld in je aankondiging het volgende:
De belangrijkste reden om voor een overdracht te zorgen is het behoud van kennis en ervaring.
Net zoals bij het communiceren over het vertrek van de medewerker, zijn er ook voor een overdracht meerdere opties. Denk hierbij aan een schriftelijke of mondelinge overdracht of een overdracht via een vast format. Om hier de juiste keuze in te maken, is het belangrijk te weten of de vertrekkende medewerker wordt vervangen of niet.
Bij vervanging is het wenselijk dat er genoeg tijd is voor het inwerken van de nieuwe collega. Een maand inwerktijd samen met de vertrekkende medewerker zou prettig zijn. Is er (nog) geen vervanger? Stem dan af wie in het team deze werkzaamheden (tijdelijk of permanent) op zich neemt. Hierbij is het belangrijk om in je achterhoofd te houden dat de vertrekkende medewerker zo praktisch mogelijk over kan dragen (en er vast niet op zit te wachten tijdens zijn laatste dagen nog een uitgebreid boekwerk te schrijven). Plan dus tijd in voor de overdracht zodat de vertrekkende medewerker mee kan kijken en/of in kan werken.
Ook hierbij geldt: overleg met de vertrekkende medewerker en zorg ervoor dat hij/zij zich gewaardeerd voelt en met een goed gevoel afscheid neemt van de organisatie.
Waar bestaat o.a. een goede overdracht uit?
Voor het vertrek van de medewerker moet de administratie op orde zijn.
Waarom is dit belangrijk? Ten eerste gaat het hier om de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Zoals je je wellicht kunt voorstellen, is het niet de bedoeling dat oud-medewerkers nog toegang tot systemen met gevoelige informatie hebben en met hun toegangspas in ruimtes kunnen komen waar zij niet meer werkzaam zijn.
Ten tweede gaat het hier om kostenbesparing. Heeft de oud-medewerker een telefoonabonnement, een leaseauto en/of betaalde applicaties? Zorg ervoor dat je dit opzegt voor deze medewerker óf overzet naar een (nieuwe/vervangende) collega. Dit scheelt je kosten!
Tot slot gaat dit om respect naar je vertrekkende medewerker. Zorg voor een snelle en correcte afhandeling van de eindafrekening. Denk hierbij aan openstaande vakantiedagen en vakantiegeld.
Een checklist ‘uitdiensttreding’ kan bij bovenstaande punten helpen. Dit geeft je een overzicht van alle zaken die je moet regelen voor het vertrek van de medewerker. Denk hierbij aan:
Als organisatie heb je het liefst zo min mogelijk exitgesprekken. Maar als een medewerker vertrekt, zie zo’n gesprek dan als een kans om bepaalde zaken binnen de organisatie te verbeteren. De feedback en ervaringen van deze medewerker, helpen jou om zaken naar een hoger niveau te tillen. Daarnaast is dit het moment om op positieve wijze in gesprek te gaan over het vertrek. Zo laat je de deur op een kier en maak je van een oud-collega misschien wel een ambassadeur!
Hoe pak je dit aan? Stel open vragen om zoveel mogelijk informatie te ontvangen. Denk hierbij aan wie/wat/hoe/waar vragen. Ook bij deze stap kan een checklist of format handig zijn.
Voorbeeldvragen:
Tot slot verwerk je alle informatie en ga je er mee aan de slag!
Op de laatste werkdag van de medewerker levert hij/zij alle bedrijfseigendommen in. Het is efficiënt om ook hiervoor een checklist te maken. Neem de volgende zaken in ieder geval mee:
Met een passend en warm afscheid laat je waardering en erkenning zien vanuit de organisatie voor de medewerker.
Hoe pak je het aan? Informeer vooraf bij de medewerker waar de voorkeur naar uit gaat: elke situatie van vertrek is anders en elke medewerker is anders. Het is goed om hierin de verwachtingen naar elkaar uit te spreken. Wordt er gekozen voor een afscheid met de collega’s, overleg dan ook met de directe collega’s welke bijdrage zij willen leveren en bespreek met de leidinggevende welke rol hij/zij wil invullen (bv. een afscheidswoordje).
Regel daarnaast vanuit de organisatie een kleinigheidje, bijvoorbeeld een bloemetje. Zorg ervoor dat de medewerker met een goed gevoel de deur achter zich dichttrekt.
En dan is zover: de medewerker is niet langer in dienst van jouw organisatie. Toch is het een mooi streven om in contact te blijven.
Waarom is dat belangrijk? Je wilt dat je medewerker ambassadeur van je organisatie wordt. Maar daarnaast: wat denk je van boomerang recruitment! Dit betekent dat je oud-medewerker weer terugkeert als collega. In onderzoek van het FD (2019) geeft maar liefst 27% van de geënquêteerden aan weleens te zijn teruggekeerd bij hun ex-baas. Je kunt je voorstellen dat hier veel voordelen bij komen kijken. Hier vertel ik je graag op een later moment meer over!
Wil jij meer weten over de offboarding stappen binnen jouw organisatie? Of wil je jouw gehele onboarding én offboardingproces verder op de kaart zetten? Ik denk graag met je mee. Je kunt me bereiken op: 06-43287647 of per mail: laurentien@foqus-advies.nl
Dit artikel is geschreven door Laurentien Korteweg, adviseur
Hoe kunnen we helpen?
Neem contact op met onze adviseurs!