Toen het net aan de orde was, klonk het spannend: online werven. Inmiddels is het voor veel organisaties niet meer weg te denken. En nu de maatregelen opnieuw aangescherpt zijn, is het steeds vaker weer de norm. En wees gerust, het kan ook prima. Maar het vraagt wel net even wat anders van je.

Do’s en don’ts

Onze adviseurs hebben inmiddels meerdere keren voor klanten online sollicitatiegesprekken gevoerd. Graag delen we onze ervaringen en reiken we praktische tips aan wat betreft de do’s en don’ts. Deze gelden voor zowel kandidaat als interviewer. In dit artikel kijken we naar de voorbereiding, de aandachtspanne en het innemen van ruimte als voornaamste aandachtsgebieden voor het online gesprek.

1. Het belang van een goede voorbereiding 
“Hallo, hallo hoor je mij?” “Oh wacht, mijn camera doet het niet.” En weg… Eén van de eerste punten die we door willen nemen is het belang van een goede voorbereiding. Ervaring leert ons dat niet alle kandidaten vooraf het communicatiemiddel getest hebben. Dit zorgt voor onnodige vertraging in het proces. Daarnaast nog wat andere tips:

Don’ts

  • Zitten op een plek met veel spullen op de achtergrond: dit werkt afleidend.
  • Veel achtergrondlawaai zoals radio/tv etc.
  • Nonchalant het gesprek in gaan, het is nog steeds een sollicitatiegesprek!

Do’s

  • Een goede voorbereiding. De volgende zaken zijn hierbij belangrijk: zorg er voor dat je het medium dat gebruikt wordt (Skype, Zoom, Teams etc.) van te voren hebt getest. Dat je microfoon en camera goed zijn afgestemd en dat je van hoofd tot middel zichtbaar bent.
  • Zorg voor een rustige setting, zonder veel spullen/afleidende zaken op de achtergrond. Let ook op achtergrondgeluiden en lichtinval (mogelijke weerkaatsing van de zon).
  • Lees je goed in over de organisatie en functie en bedenk vooraf relevante vragen. Beperk je omwille van de tijd tot maximaal drie echt belangrijke vragen.

2. De verkorte aandachtspanne
‘Hey, ik krijg een appje binnen!’ ‘Ik moet zo Piet nog even mailen over dat onderwerp.’ ‘Wat een mooie lampen heb ik eigenlijk hier hangen.’ Soms zien we dat de aandacht van een gesprekspartner tijdens een online gesprek sneller ergens anders naar uit gaat. Met als gevolg dat er minder goed wordt geluisterd naar wat er wordt gezegd. Door het gebrek aan echt oogcontact en de vele vormen van afleiding in je omgeving, is het lastiger om je aandacht er constant bij te houden.

Don’ts

  • Op je telefoon gaan zitten of ondertussen andere dingen doen.
  • Iemand zomaar onderbreken om je eigen punt te maken.

Do’s

  • Betrek jezelf bij het gesprek, luister aandachtig en stel indien mogelijk een vervolgvraag op wat de spreker vertelt. Zo laat je zien dat je actief luistert en deelneemt.
  • Maak oogcontact.
  • Observeer: Als je merkt dat er weinig ruimte is voor je (vervolg-)vragen, neem dan de rol van observant aan en maak notities van wat je ziet en hoort. Hoe zit iemand erbij? Kun je verbanden leggen tussen bepaalde antwoorden enz.

Tip: Als je dingen gaat opschrijven, vermeld dit dan in het gesprek zodat het voor de ander duidelijk is waarom je eventueel het oogcontact verbreekt.

3. Ruimte innemen 
“Ja en toen deed ik zus en toen deed ik  zo…” meer uitleg, en nog meer uitleg. Je kijkt op de klok en ziet dat iemand al bijna tien minuten non-stop aan het woord is. Je krijgt er geen speld tussen. Maar je wilt graag verder naar een ander onderwerp. Wat nu?!

Ook dit komen we tegen tijdens online sollicitatiegesprekken. Vrij vaak zelfs. Hoe hier mee om te gaan is een lastig punt. Het wordt namelijk als onbeleefd gezien om iemand te onderbreken. Maar als je zoveel mogelijk uit het sollicitatiegesprek wilt halen, is het belangrijk zo nu en dan te onderbreken. De kunst zit alleen in de hoe.

Don’ts

  • Zomaar door iemand heen praten.
  • Een vraag stellen die niet raakt aan wat de spreker aan het vertellen is.

Do’s

  • Nodig jezelf uit om te onderbreken. “Sorry dat ik je onderbreek maar je noemde eerder ‘cultuuropgaves’ mag ik daar even op inhaken/doorvragen?” Op deze manier laat je zien aan de spreker dat je actief luistert naar wat er wordt gezegd én betrek je jezelf weer bij het gesprek, maar wel op een tactvolle manier.
  • Breng op voorhand duidelijke gesprekskaders aan: als je een gesprek voert van 45 minuten en iemand praat al 20 minuten over hetzelfde onderwerp dan is dat niet ‘efficiënt’ voor je sollicitatiegesprek. Wat je kunt doen om dit te voorkomen is door bij aanvang van het gesprek duidelijke kaders te stellen door bijvoorbeeld te zeggen:  “We hebben voor dit gesprek 45 minuten waarin we ‘punt 1,2,3’ graag met je willen bespreken.” Toets bij de kandidaat en alle sprekers of deze onderwerpen akkoord zijn. Als een kandidaat te lang uitweidt over een bepaald punt kun je verwijzen naar de geschetste kaders door op de volgende manier te onderbreken: “Dank voor je toelichting en excuses dat ik je onderbreek, maar vanwege de korte tijd die we hebben, wil ik graag nog punt 3 verder met je bespreken.” Op deze manier refereer je aan de kaders die op voorhand gesteld zijn en breng je de kandidaat/spreker hier weer naar terug.

Met deze praktische tips hopen we je verder te helpen met het voeren van online sollicitatiegesprekken: als kandidaat en als interviewer. Het voelt misschien nog steeds een beetje onwennig maar gaandeweg blijkt het allemaal zo spannend nog niet. Het aannemen van een nieuwe collega of het vinden van een nieuwe baan: het kan beide gewoon online. Dus: camera aan, ready set en go!

Arianne van donkelaar

Meer tips?

Meer tips over online solliciteren of advies over recruitment? Neem contact op met onze collega Arianne via e-mail: arianne@foqus-advies.nl of telefonisch: 06  48437186.