Voor velen klonk het aanvankelijk spannend: online werven. Een paar weken verder lijkt het inmiddels een normale gang van zaken te worden.  En mensen, het kan ook gewoon. Het vraagt alleen net even wat anders van je.

Do’s en don’ts

Afgelopen week heb ik namens het Hoogheemraadschap van Delfland verschillende sollicitatiegesprekken online gevoerd. Graag deel ik mijn ervaringen en reik ik je praktische tips aan wat betreft de do’s en don’ts. Deze gelden voor zowel kandidaat als interviewer. In dit artikel gebruik ik voorbereiding, de aandachtspanne en ruimte innemen als voornaamste aandachtsgebieden voor het online gesprek.

1. Het belang van een goede voorbereiding 
“Hallo, hallo hoor je mij?” “Oh wacht, mijn camera doet het niet. En weg… Wat mij allereerst opviel is het belang van een goede voorbereiding. Er waren bijvoorbeeld kandidaten die niet van tevoren het communicatiemedium getest hadden. Dit zorgde voor onnodige vertraging in het proces.

Don’t

  • Zitten op een plek met veel spullen op de achtergrond, dit werkt afleidend.
  • In een ruimte zitten met veel achtergrondlawaai, radio/tv aan etc.
  • Nonchalant/onvoorbereid het gesprek in gaan, het is nog steeds een sollicitatiegesprek!

Do

  • Bereid je voor. De volgende zaken zijn hierbij belangrijk: zorg er voor dat je het medium dat gebruikt wordt (Skype, ZOOM, Teams etc.) van te voren hebt getest. Dat je microfoon en camera goed zijn afgestemd en je van hoofd tot middel zichtbaar bent.
  • Zorg er voor dat je in een rustige setting zit, zonder veel spullen/afleidende zaken op de achtergrond. Let ook op achtergrondgeluiden en je lichtinval (mogelijke weerkaatsing van de zon)
  • Lees je in over de organisatie en functie en bedenk hierbij vragen op voorhand. Beperk je, omwille van de tijd, tot maximaal een drietal echt belangrijke vragen.

2. De verkorte aandachtspanne
‘hey, ik krijg een appje binnen!’ ‘Ik moet zometeen Piet nog even mailen over dat onderwerp.’ ‘Wat een mooie lampen heb ik eigenlijk hier hangen.’ Ik zag zo nu en dan de aandacht van mijn gesprekspartner ergens anders naar uit gaan. Er werd daardoor minder goed geluisterd naar wat er werd gezegd. Door het gebrek aan echt oogcontact en de vele vormen van afleiding in je omgeving, is het lastiger om je aandacht er continue bij te houden.

Don’t

  • Op je telefoon gaan zitten of ondertussen andere dingen doen.
  • Iemand zomaar onderbreken om je eigen punt te maken.

Do

  • Betrek jezelf bij het gesprek, luister aandachtig en stel indien mogelijk een vervolgvraag op wat de spreker vertelt. Zo laat je zien dat je actief luistert en deelneemt.
  • Maak oogcontact.
  • Observeer: Als je merkt dat er weinig ruimte voor je is voor (vervolg-)vragen, neem dan de rol van observant aan en maak notities van wat je ziet en hoort. Hoe zit iemand erbij? Kun je verbanden leggen tussen bepaalde antwoorden enz.

Tip: Als je dingen gaat opschrijven vermeld dit dan in het gesprek zodat het voor de ander duidelijk is waarom je eventueel het oogcontact verbreekt.

3. Ruimte innemen 
“ja en toen deed ik zus en toen deed ik  zo…” meer uitleg, en nog meer uitleg. Je kijkt op de klok en ziet dat iemand al bijna tien minuten non-stop aan het woord is. Je krijgt er geen speld tussen. Maar je wil graag verder naar een ander onderwerp. Wat nu?!

Ja, dit gebeurde dus ook tijdens mijn sollicitatiegesprekken. Vrij vaak zelfs. Hoe hier mee om te gaan is vaak een lastig punt. Het wordt namelijk als onbeleefd gezien om iemand te onderbreken. Maar als je zoveel mogelijk uit je sollicitatiegesprek wil halen, is het toch belangrijk zo nu en dan te onderbreken. De kunst zit alleen in de hoe.

Don’t

  • Het is niet wenselijk om dwars door iemand heen te praten.
  • Zomaar een vraag te stellen die niet raakt aan wat de spreker aan het vertellen is.

Do

  • Nodig jezelf uit om te interrumperen.  Bijvoorbeeld: ‘sorry dat ik je onderbreek maar je noemde eerder ‘cultuuropgaves’ mag ik daar even op inhaken/doorvragen?’ Op deze manier demonstreer je aan de spreker dat je actief luistert naar hetgeen wat hij/zij zegt maar betrek je jezelf weer bij het gesprek op een tactvolle manier.
  • Breng op voorhand duidelijke gesprekskaders aan: als je een gesprek voert van 45 minuten en iemand praat al 20 minuten over hetzelfde onderwerp dan is dat niet ‘efficiënt’ voor je sollicitatiegesprek. Wat je kan doen om dit te voorkomen is door bij aanvang van het gesprek duidelijke kaders te stellen door bijvoorbeeld te zeggen: ‘we hebben voor dit gesprek 45 minuten waar we ‘punt 1,2,3’ graag met je willen bespreken. Toets bij de kandidaat en alle sprekers of deze onderwerpen akkoord zijn. Als een kandidaat te lang uitweidt over een bepaald punt kun je terugverwijzen naar de geschetste kaders door op de volgende manier te onderbreken: ‘dank voor je toelichting, excuses dat ik je onderbreek, maar omwille van de korte tijd die we hebben, wil ik graag nog punt 3 verder met je bespreken.’ Op deze manier refereer je aan de kaders die op voorhand gesteld zijn en breng je de kandidaat/spreker hier weer naar terug.

Met deze praktische tips hoop ik jou als kandidaat/interviewer weer een eindje op weg te hebben geholpen in de wondere wereld van online werving. Het voelt aanvankelijk misschien een beetje onwennig maar gaandeweg blijkt het allemaal zo spannend nog niet. Het aannemen van een nieuwe collega of het vinden van een nieuwe baan, het kan beide ook gewoon online. Dus: camera aan, ready set en go!

Pauline Thijssen adviseur Foqus AdviesMeer tips?

Dit artikel is geschreven door Pauline Thijssen. Nog meer tips over online solliciteren of advies over recruitment? Neem contact op via e-mail: pauline@foqus-advies.nl of telefoon: 06  11 13 14 64.